1. Dimensi
struktur organisasi
Struktur organisasi adalah pola tentang
hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal
struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola
hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara
efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek
sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi
peserta.
Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka
yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung
antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang,
maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama
dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses
perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi.
Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu
kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau
hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus
merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap
bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan
besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan
masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga
eksistensi dari organisasi.
2.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
A.
Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi
yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau
tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta
tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi
Diffrensiasi
horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit
berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan
tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas
tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional
= pembagian kerja.
Spesialisasi social
= individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi
secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal.
Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
Diffrensiasi vertical, merujuk
pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau
flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana
lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara
geografis.
B. Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana
organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur
perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi perilaku akan mengurangi
keanekaragaman Memudahkan
koordinasi Adanya penghematan
Formalisasi :
a.
Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan
ditetapkan secara terinci, dikodifikasi,
& dilaksanakan melalui pengawasan langsunng
b.
Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma Teknik-teknik Formalisasi
— Seleksi
— Persyaratan peran
— Peraturan, prosedur, dan
kebijaksanaan.
— Pelatihan
— Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana
pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam
organisasi
Hambatan sentralisasi :
— Hanya memperhatikan struktur
formal.
— Memperhatikan kebebasan dalam
pengambilan keputusan.
— Konsentrasi pada seseorang, unit
atau tingkat.
— Kontrol dari top manajemen,
tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
— setiap manajer mempunyai
keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat menanggapi perubahan
dengan cepat.
— Memberi masukan lebih rinci bagi
pengambil keputusan.
— Memotivasi pegawai untuk memberi
kesempatan dlm pengambilan keputusan.
— Memberi peluang pelatihan bagi
manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
— Keputusan komprehensif yang akan
diambil.
— Penghematan dan lebih efektif
3.
Empat keputusan Manajerial
Empat keputusan manajerial yaitu:
-Keputusan terprogram (programmed
decision)
Keputusan yang dibuat untuk menangani
situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat
membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan.
Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level
tertentu.
-Keputusan tidak terprogram
(nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi
situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan
konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak
terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu
besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
Kepastian , resiko, ketidakpastian dan
ambiguitas
Kepastian (certainly)
Terjadi jika ionformasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap. Para manager memiliki
informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya, batasan-batasan sumber daya,
dari masing-masing tindakan serta kemungkinan perolehan hasil yang akan
diperoleh.
Resiko (risk)
Terjadi apabila sebuah keputusan
memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, namun
konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti.
Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan keberhasilan
atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan kemungkinan kegagalan suatu
alternative dimasa depan.
Ketidakpastian (uncertainly)
Berarti manajer mengetahui sasaran mana
yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative dan kejadian masa depan
tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang cukup jelas mengenai
berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya. Factor-faktor yang
dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi, volume atau tingkat
suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.
Ambiguitas (ambiquity)
Ambiguitas selama ini dianggap sebagai
situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan. Ambiguitas memiliki arti bahwa
sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang harus dilakukan tidak
jelas.
4.
Dimensi Struktur Organisasi
Dalam kasus-kasus tertentu, ahli
organisasi menggunakan pengukuran-pengukuran untuk menjelaskan
dimensi-dimensi dalam organisasi, diantaranya adalah :
Ukuran : jumlah anggota dalam
organisasi.
Komponen administratif : persentase
total jumlah anggota yang menjalankan tugas tanggung jawab administratif.
Rentang kendali : jumlah bawahan yang
menjadi yanggung jawab seorang manajer.
Spesialisasi
: jumlah kekhususan yang dilakukan dalam organisasi.
Standardiasai : adanya prosedur-prosedur
untuk mengatur peristiwa yang berulang.
Formalisasi : sejauh mana aturan-aturan
dan komunikasi yang dilakukan secara tertulis.
Sentralisasi : konsentrasi wewenang
pengambilan keputusan.
Kompleksitas : jumlah diferensiasi
vertikal, jumlah unit atau departemen.
Delegasi wewenang : rasio antara jumlah
keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan pucuk pimpinan, dan jumlah
yang diputuskan sendiri.
Integrasi : kualitas kerja sama diantara
unit-unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana-rencana dan
umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasikan unit-unit.
Diferensiasi : jumlah fungsi-fungsi khusus yang
dijalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan
emosional diantara pada menejer dari departemen yang berbeda.
5.
Model Desain Organisasi
1. Model organisasi mekanisti
Yaitu model yang menekankan pentingnya
mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah
prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat
diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan
sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
Prinsip Kesatuan Arah
yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab
yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk
melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari
pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari
peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai
scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
2. Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya
mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini
kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan
atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars
dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari
model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari
model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal
dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya
oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai
efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk
mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat
luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain
organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
6.
Faktor Penting dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah menjadi inti
kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori
manajemen. Kepentingan keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar
atas topik bahasan. Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti
telah berkontribusi terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan yang dapat
dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi
adalah pada posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi
telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu
organisasi didesain mengoptimalkan efektivitas
Cara manajemen mendesain organisasi harus
mengingat dimensi struktur organisasi. Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak
langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri.
Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, di
antar satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri,
karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi,
keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan
keseluruhan strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan
lingkungan.
Struktur organisasi adalah pola tentang
hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Struktur
organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena
struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota
organisasi. Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan
penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan
hasil dari proses desain.
Tiga dimensi organisasi meliputi Kompleksitas,
Formalisasi dan Sentralisasi. Kompleksitas terdiri dari diferensisasi
horizontal yang berorientasi pada unit-unit dalam suatu organisasi seperti
misalnya departemen. Sedangkan diferensiasi Vertikal berorientasi pada level
(jabatan) dalam suatu organisasi, misalnya saja golongan (pangkat) pada PNS.
Diferensiasi Spasial lebih berorientasi pada lokasi (letak geografis)
organisasi tersebut. Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan
dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu
titik tunggal di dalam organisasi.
Adapun dimensi-dimensi dalam organisasi terdiri
dari Ukuran, Komponen administratif, Rentang kendali, Spesialisasi,
Standardiasasi, Formalisasi, Sentralisasi, Kompleksitas, Delegasi wewenang,
Integrasi, Diferensiasi.
Model desain organisasi terdiri dari Organisasi
mekanistik serta Organisasi Organik. Organisasi mekanistik Yaitu model yang
menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi.
Sementara, model organisasi organik yaitu menekankan pada pentingnya mencapai
keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi.
faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu
yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik
orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk
menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan
strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.